Kiedy już dojrzejesz do pomysłu zatrudnienia wirtualnego asystenta, warto jasno określić zasady współpracy i zakres obowiązków, aby obie strony miały jasną sytuację, czego od siebie oczekiwać.
Wiele osób zastanawia się, czym właściwie może zajmować się wirtualna asystentka i jak zbudować zakres obowiązków takiego stanowiska. Tak naprawdę wiele zależy od branży i stopnia wtajemniczenia takiej osoby w działania danej firmy, jej doświadczenia i dostępności. Na swoim przykładzie śmiało mogę powiedzieć, że taka osoba może zajmować się wszystkim! Do najpopularniejszych zadań na tym stanowisku należy zazwyczaj:
- Prowadzenie kalendarza- umawianie spotkań, rezerwacja sal, organizowanie przejazdu, noclegu;
- Dbanie o skrzynkę pocztową- zarządzanie i odpowiedzi na wiadomości, raportowanie o najważniejszych wydarzeniach, kontakt z interesantami;
- Kontakt telefoniczny- odbieranie wiadomości od klientów, szukanie klientów, umawianie spotkań itp.
- Zbieranie danych, analiza i przygotowanie raportów;
- Tworzenie pism i odpowiadanie na oficjalne wiadomości;
- Tłumaczenia i redagowanie pism związanych z pracą biura;
- Tworzenie artykułów na strony www/blogi oraz prowadzenie kanałów w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, Google+ itp.)
- Rekrutacja pracowników- redakcja ogłoszeń, selekcja CV, rozmowy kwalifikacyjne poprzez telefon lub Skype.
Zakres obowiązków zależy od wykształcenia asystenta i naszych własnych potrzeb. Może być bardzo szeroki a może ograniczać się do prowadzenia mediów społecznościowych. Jeśli nie masz czasu na pewne działania i możesz je zlecić komuś innego a jednocześnie nie chcesz organizować tradycyjnego biura warto rozważyć zatrudnienie wirtualnego asystenta!
(Źródło: własne, Zdjęcie: pixabay.com)
