Należysz do tych, którzy większość swojego czasu spędzają w pracy i często odkładają na później czynności związane z życiem prywatnym? Poznaj kilka sprytnych sposobów na efektywniejsze wypełnianie obowiązków w pracy i nie odkładanie wszystkiego na później.
Nie zawsze znajomość technik zarządzania sobą w czasie przekłada się na efektywniejsze wykonywanie zadań. We właściwie rozumianej efektywności chodzi o to, by wziąć odpowiedzialność za swój czas i przestać go marnować na mało istotne sprawy.
Podstawą pracy nad efektywniejszym wypełnianiem swoich obowiązków jest powstrzymywanie się od czynności zastępczych, które chronią nas przed zadaniami postrzeganymi jako zbyt trudne i nieprzyjemne.
Przydatne jest również grupowanie zadań na podobne do siebie. Początek dnia najlepiej zacząć od zadań najbardziej skomplikowanych, bo wtedy nasza wydajność jest największa. Można też zabrać się za dokończenie ważnych zleceń.
Kiedy przystępujesz do wykonywania nowego zadania, postaraj się skupić jak najdłużej, by zrealizować je od początku do końca. Staraj się też być asertywny i rób wszystko, by inni nie wybili Cię z rytmu pracy. Jeśli trudno Ci odmówić czyjejś prośbie, bądź uprzejmy, ale stanowczy. Dokładnie wyjaśnij, dlaczego odmawiasz albo zaproponuj alternatywną formę pomocy, ale na Twoich własnych warunkach np. ,,Wiem, że jesteś w trudnej sytuacji. Ale nie wezmę na siebie Twojego zadania. Przychodzisz w ostatniej chwili po pomoc, a ja nie chcę porzucać zajęcia, którym się teraz zajmuję. Jest dla mnie bardzo istotne. Jutro znajdę dla Ciebie czas”.
Sprawdzonym sposobem na konkretne działania jest proponowanie swoich rozwiązań zamiast odraczania ważnych decyzji. Czasem w pracy przydaje się też korzystanie z tzw. ,,sztuki niekończenia” – jeśli nie jest to oczywiście zadanie zlecone przez przełożonego. Np. jeśli spotkanie w którym bierzesz udział nie jest interesujące, po prostu opuść je i zajmij się czymś bardziej wartościowym. Czasem rezygnacja z jakiegoś działania daje więcej korzyści niż męczenie się czymś, czego zwyczajnie nie czujemy.
Czasem mawia się, że brak czasu to po prostu brak życiowych priorytetów. Trzeba czasem nauczyć się działać wybiórczo, czyli wykonywać te czynności, które zajmują mniej czasu, a dają pożądane efekty. Brzmi dziwnie? A jednak to zasada z przełomu XIX i XX w. wprowadzona przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto. Wskazuje ona na to, że 80% rezultatów naszej pracy wynika z 20% wkładu w nią. Wykorzystując taką regułę w życiu codziennym można założyć, że uporanie się z 20% najważniejszych rzeczy zaowocować może około 80% oczekiwanych rezultatów. Zamiast zatracać się w szczegółach wykonywanych zadań, lepiej zastanowić się, co wystarczy zrobić lub z czego zrezygnować, żeby szybciej osiągnąć to, do czego zmierzamy.
