Dla wielu to jedna z najszybszych form komunikacji. Jednak warto zwrócić uwagę na kilka zasad pisania e-maili.
Jednym ze słów, które drażni wiele osób jest słowo „witam”, jakie często spotykamy na początku wiadomości. Oczywiście lepiej napisać witam, niż w ogóle się nie przywitać, jednak wciąż najlepiej wiadomość rozpoczynać formą „dzień dobry”. Tutaj powstały dwie frakcje użytkowników tej internetowej formy komunikacji. Jedni uważają, że skoro jest to mniej formalny sposób, swoją szybkością usprawiedliwia prostsze formy powitań. Drudzy, wciąż na pierwszym miejscu stawiają poprawność językową. W formalnych wiadomościach i pierwszym kontakcie z nieznajomymi lepiej jednak zastosować formę „dzień dobry”.
Warto zmniejszyć ilość „ja” w naszych wiadomościach. Lepiej pisać bezosobowo lub zwracać się do grupy. Zamiast pisać „prześlij mi”, „muszę sprawdzić czy wszystko się zgadza” lepiej wysłać komunikat „czekamy” czy „należy wszystko sprawdzić przed ostateczną wysyłką”. Kładziemy nacisk na cele firmy czy działu, a nie na nasze własne.
Innym, niepozornie niegroźnym słowem jest „właściwie” czy „w gruncie rzeczy”. Dlaczego nie powinno się go używać w nadmiarze? Ponieważ tak naprawdę jest formą zwrócenia komuś uwagi. Zdanie „właściwie mówiłam o tym już wcześniej” sugeruje, że ktoś nie zwrócił uwagi na nasze słowa czy pomysł. Lepiej napisać „dzięki za uwagi, cieszę się, że się ze mną zgadzasz.” Brzmi to o wiele delikatniej i nieco bardziej przyjacielsko. Nikt nie lubi jak mu się wytyka błędy.
Wiele osób ma również tendencję do nadużywania słowa „sorry” w komunikacji mailowej. Tutaj można się kłócić czy to wpływ amerykanizmów czy po prostu szybciej nam napisać sorry niż przepraszam. Jednak, jeśli zaspaliśmy i spóźniliśmy się do pracy „sorry, zaspałam” brzmi o wiele gorzej niż „przepraszam, to się więcej nie powtórzy”. Dodajemy od razu zapewnienie, że mamy plan jak tego uniknąć w przyszłości.
Zwróćmy uwagę do kogo piszemy i jaki jest cel wiadomości. Formy krótkie i potoczne zostawmy dla przyjaciół i rodziny!
(Źródło: własne, themuse.com, Foto: pixabay.com)
